開會的藝術


早前寫過瑞典人最尊重個人選擇自由,現實中同時熱情擁抱team work。合作精神從學校到工作環境無孔不入,每個參與者的意見和付出都一樣重要,每個決定都盡量達到參與者的共識。

瑞典公司架構出名民主,更出名最熱衷開會。「我的工作不俗呀,不過每天上班好像就是為了開會。」這是我聽過好多回的感受。無論在政府或商營機構,每日最頻密發生的便是開會。

想像一家商業科技公司,管理階層為提高員工的投入和發展,每位員工都分別參與數個工作企劃,每個企劃小組都有一位組長。稍有經驗的員工都有資格當組長,因為那是鍛鍊團隊合作和管理的最佳機會。於是,你既是甲乙丙組成員,同時是丁組組長。這個「你」,可能佔了全公司的七成員工。

由於各項企劃都同時全速前進,必須定期開會討論。要集齊小組成員甲乙丙丁,要把全公司每位肩負眾任員工的開會時間夾好,再加諸等考慮正常辦公室事件包括阿A選擇逢周五在家工作,阿B突然要放假三天在家照顧傷風幼兒,阿C下午三時與牙醫有約。情況就如好多對手一起在完成五千塊砌圖,這種日常遊戲在瑞典辦公室很常見,人們亦玩得自如。

要注意上述只在約實開會時間的階段,到真正會議時,瑞典人的平等主義才精彩上演。員工經常熱烈發言,表達自己的意見、意願和建議,尤其年輕一代,給人的印象有時是「說多過做」。許多時會議結束的結論,是大家先回去想想,並約定下一回會議再作詳細討論。假如有分秒必爭的香港人在場,肯定激死。

香港友人跟瑞典公司有生意來往,接過北國人「我放完假再談」之類的回話,也抓著頭問:「瑞典人一味開會,決定又慢吞吞的,又好像成天都放假。瑞典不是大國,怎麼他們會研發出spotify等勁物?」

瑞典官方解釋是國內生產總值GDP其中三成用作研究發展上,為全救數一數二最高。瑞典政府不但大力投資科研發展,幾個政府機關專責資助與統籌醫學、生物科學、科技以及氣候的研究範疇。

我的觀察是瑞典教育方式在此佔重要席位。學子們從小給灌溉參與和自發的重要性,學習是趣味無窮的,發問和說出自己的想法是最被鼓勵的,就算所說的或許離題萬丈,然而新主意和創新方向便往往從中萌芽。原來開會開得多開得慢,也是有其意義的。

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圖:瑞典辦公室工作環境比許多國家都輕鬆,特徵是衣著隨意、上班時間彈性、開會時員工討論開放。Photo: Image Bank Sweden

/刊登於2013-10-31 明報副刊Nordic Living專欄(逢周四刊出)。

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